Microsoft 365 back-up
Hoe heeft u de back-up voor Microsoft 365 geregeld? Of gaat u ervan uit dat Microsoft dat voor u doet? We merken dat veel mensen denken dat ‘in de cloud’ alles voor ze is geregeld, inclusief de back-up. Door dit misverstand lopen ze onbewust een groot risico om bedrijfskritische gegevens permanent te verliezen.
Microsoft 365: wel of geen back-up?
Microsoft 365 biedt standaard mogelijkheden om verwijderde of gewijzigde gegevens te herstellen. Die hebben grenzen en zijn niet automatisch afgestemd op de bewaartermijnen en herstelbehoeften van uw organisatie. Daarnaast biedt Microsoft een afzonderlijke, betaalde back-updienst.
Het is belangrijk om bewust te bepalen welke aanvullende back-upoplossing nodig is om uw organisatie te beschermen tegen gebruikersfouten, cyberincidenten en andere calamiteiten.
Van beschikbaarheid naar herstel
Microsoft zorgt voor een hoge beschikbaarheid van het Microsoft 365-platform. Maar beschikbaarheid van het platform en herstel van uw gegevens zijn twee verschillende zaken. Een beschikbaarheidsafspraak garandeert niet dat elk verwijderd of gewijzigd gegeven op ieder gewenst moment kan worden teruggezet. U blijft als organisatie verantwoordelijk voor het vaststellen van uw bewaartermijnen en herstelbehoeften, en voor het passend inrichten en controleren van de beschikbare bescherming.
De back-upmogelijkheden van Microsoft
Microsoft biedt binnen Microsoft 365 mogelijkheden om verwijderde gegevens te herstellen. De hersteltermijnen verschillen echter per dienst. Voor e-mail in Exchange Online worden definitief verwijderde items standaard nog 14 dagen bewaard. Een beheerder kan deze termijn verhogen naar maximaal 30 dagen.
Voor bestanden in SharePoint Online geldt standaard een prullenbaktermijn van 93 dagen vanaf de verwijderdatum. Wordt een bestand uit de eerste prullenbak verwijderd, dan kan de beheerder het binnen die 93 dagen nog herstellen vanuit de tweede prullenbak. Dit is dus geen extra herstelperiode. Microsoft biedt daarnaast via Support een beperkt aanvullend herstelvenster van 14 dagen na verwijdering, maar dit betreft herstel van een volledige sitecollectie en niet van afzonderlijke bestanden.
Daarmee bieden deze standaard herstelmogelijkheden geen onbeperkte bescherming van uw data. Wij adviseren daarom een aanvullende back-upoplossing, met bewaartermijnen en herstelmogelijkheden die aansluiten op uw bedrijfsvoering.
Waar u op moet letten bij een aanvullende back-upoplossing voor Microsoft 365
- Dagelijkse, automatische back-ups van de e-mail, agenda en contacten van alle gebruikers.
- Herstel van afzonderlijke e-mails en bestanden of grotere gegevensverzamelingen, met duidelijke afspraken over welke gegevens kunnen worden teruggezet en binnen welke termijn.
- Voldoen aan wettelijke en compliancy-vereisten met betrekking tot uw data.
- Duidelijke afspraken over opslagcapaciteit, bewaartermijnen, kosten en de beschikbaarheid van back-ups nadat een gebruiker is verwijderd of de dienstverlening eindigt.
- Bescherming van back-ups door versleuteling tijdens transport en opslag, passende toegangsbeveiliging en duidelijke afspraken over de opslaglocatie en de scheiding van de productieomgeving.
- Herstelopties die passen bij uw organisatie, met expliciete afspraken over terugzetten naar de oorspronkelijke locatie, herstel naar een andere locatie en het exporteren van gegevens.
Waarom een Microsoft 365 back-upoplossing?
Wanneer u gebruik maakt van Microsoft 365, heeft u er wel eens over nagedacht wat de gevolgen zijn wanneer een e-mail, agenda item of zelfs een volledig account ten onrechte wordt verwijderd?
En hoe zit het met wet- en regelgeving rondom data en privacy waar u mogelijk aan moet voldoen?
Meer weten over Microsoft 365 back-up?
Maak een afspraak met Arnout de Jager en ontdek wat KNS Automatisering voor uw organisatie kan betekenen.
