Microsoft 365 migratie

Microsoft 365 migratie: alles wat je wilt weten voordat je begint

We horen nog wel eens: “Een Microsoft 365 migratie kan toch niet ingewikkeld zijn?” Nou, dat valt in de praktijk vaak nog best tegen. Want een e-mailmigratie is op zich meestal relatief simpel, maar de complexiteit zit in alles wat daar omheen zit. Hoe houdt u uw nieuwe cloud omgeving onder controle en houdt u uw data veilig? Hoe zorgt u ervoor dat de medewerkers er optimaal mee kunnen (samen)werken? In dit artikel belichten we de meest voorkomende valkuilen van een migratie naar Microsoft 365, en de manier waarop u die kunt ontwijken.

Waarom een Microsoft 365 migratie?

Wij hebben voor onze klanten al veel migraties naar Microsoft 365 (voorheen Office 365 genaamd) verzorgd. In veel gevallen ging het daarbij om de migratie van een lokale Exchange-server naar de cloud, of van een heel oud mailsysteem naar de nieuwe technologie van Exchange Online. Wat we ook vaak tegenkwam was een NAS (network attached storage) die we hebben gemigreerd naar SharePoint. Maar waar die klanten ook vandaan kwamen: op een gegeven moment wilden ze gebruik maken van alle functionaliteit die Microsoft te bieden heeft.

Controle en veiligheid

Zoals eerder gezegd: migreren naar de cloud is op zich vrij eenvoudig. Maar het beveiligen van die omgeving is een heel ander verhaal. Uw mensen moeten er veilig mee kunnen werken, waar en wanneer ze dat willen. U moet uw nieuwe Microsoft 365-omgeving dus op de juiste, beveiligde manier inrichten: wat mag wel, en wat mag niet? Een van onze consultants zei laatst: “On premises hadden we allemaal policies, we zien dat mensen dat bij een migratie naar de cloud soms lijken te vergeten.” En dat, terwijl de bedreigingen en risico’s alleen maar toenemen.

Security

Naast de eerder genoemde policies hebben organisaties de juiste securitytools en -processen nodig zoals (managed) antivirus en anti ransomware. Wij stellen bij een Microsoft 365 migratie standaard 2 factor authenticatie (2FA) in, om het inlogproces beter te beschermen. Daarnaast kunnen we er via Microsoft InTune voor zorgen dat bepaalde computers wel of niet kunnen inloggen. Een voorbeeld hiervan: een client device mag alleen inloggen als deze een actief en up-to-date antivirus programma draait, wanneer alle updates en patches voor het OS zijn gedraaid en wanneer BitLocker actief is. Dit zorgt voor een extra laag beveiliging rondom uw bedrijfsdata. Trouwens: heeft u steeds meer last van spam? Dan kunnen we dat ook meteen voor u regelen.

“On premises hadden we allemaal policies, we zien dat mensen dat bij een migratie naar de cloud soms lijken te vergeten.”

Centraal en/of lokaal

We kunnen bij de Microsoft 365 migratie uw bestaande data vanuit lokale storage, Dropbox of Google Drive naar de Microsoft cloud migreren. Binnen SharePoint Online staan uw data centraal opgeslagen, dus deze kunnen we centraal beheren en beveiligen. Maar voor medewerkers is het vaak handig om bepaalde bestanden die ze vaak nodig hebben, ook op hun laptop of tablet bij zich te hebben. Dat kan met de OneDrive for Business client software. Hiermee kan je een lokale map op een PC synchroniseren met een map binnen SharePoint Online. Verder kan je filters instellen, zodat je niet alles synchroniseert maar alleen de bestanden die recent zijn bewerkt. Een van de voordelen van deze werkwijze is dat er niet allerlei varianten van een document of presentatie binnen de organisatie circuleren. Er is één centraal bestand, wat iedereen kan gebruiken. Wij richten bij de migratie uw nieuwe Microsoft 365-omgeving zo in dat medewerkers de SharePoint site als een map in hun Windows verkenner zien. Herkenbaar dus direct te gebruiken, en met alle voordelen van Microsoft 365.

Back-up

Veel mensen denken dat in Microsoft 365 alles voor ze is geregeld. Door dit misverstand lopen ze onbewust een groot risico om bedrijfskritische gegevens te verliezen. Microsoft 365 biedt namelijk heel veel, maar geen uitgebreide back-up mogelijkheden. Het is dus uw eigen verantwoordelijkheid om een krachtige back-up oplossing te gebruiken om alle data uit de Microsoft 365-omgevingen veilig te stellen. Wij kunnen een professionele cloud back-up oplossing aan uw Microsoft 365-omgeving toevoegen, die wij vanuit onze monitoring-software controleren op continuïteit. Heeft u naast Microsoft 365 nog servers draaien voor specifieke bedrijfsapplicaties, dan kunt u daarvoor kiezen voor onze managed back-up services.

Samenwerking

Veel mensen kennen Microsoft 365 vooral van de mail, kalender, contacten, taken en Office-applicaties. Maar een Microsoft 365 migratie is het perfecte moment om gebruik te gaan maken van alle nieuwe mogelijkheden en voordelen. Neem bijvoorbeeld Microsoft Teams, de hub voor samenwerking in Microsoft 365 die mensen, informatie en tools integreert om effectiever samen te kunnen werken. Met digitale planborden voor samenwerking en projectmanagement. Met online vergaderingen en geïntegreerde telefoniefunctionaliteit. En met vergaande integratiemogelijkheden binnen de rest van uw ICT-omgeving, waardoor u mogelijk nog veel slimmer en efficiënter kunt (samen)werken.

Vergeet de rest van uw ICT niet!

Bij een Microsoft 365 migratie ligt de focus natuurlijk op de cloud. Maar veel organisaties gebruiken applicaties die (nog) niet naar de cloud kunnen. De oplossing is een hybride omgeving, die deels in de cloud en deels bij u op locatie draait. De nieuwe virtualisatiedienst voor desktops en applicaties Windows Virtual Desktop biedt hier mooie oplossingen voor. Met onze Managed Services kunnen we vervolgens alles voor u beheren en monitoren. Zo heeft u uw volledige ICT-omgeving op een vertrouwde manier uitbesteed.

Een bewezen succesvolle aanpak voor uw Microsoft 365 migratie.

Beheer

Uiteraard beheert Microsoft de onderliggende techniek van Microsoft 365. Maar hoe beheert u alles er omheen? Bij een Microsoft 365 migratie verdwijnt een groot deel van de complexiteit van uw ICT-omgeving naar de achtergrond, maar de endpoint devices worden hier alleen maar belangrijker en kwetsbaarder door. Van gebruikersrechten en integraties tot het beheer van Azure en Windows Virtual Desktop: ook uw cloud-omgeving moet worden beheerd!

Welke licenties?

De Microsoft 365 licentie die u kiest, bepaalt voor een deel hoe veilig u ermee kunt werken. Het premium pakket bevat namelijk een aantal extra services op het gebied van security en device management. Hiermee bent u extra beschermd tegen schadelijke bestanden en phishingmails, waarmee internetcriminelen proberen uw inloggegevens te achterhalen om uw omgeving binnen te dringen. Dit risico is de laatste tijd alleen maar groter geworden met massaal thuiswerken: sommige mensen synchroniseren overal hun data naartoe zonder dat je daar controle op hebt.

Microsoft 365 migratie door KNS Automatisering

Wij hanteren een bewezen succesvolle aanpak voor uw migratie naar Microsoft 365. Eerst bekijken we uw huidige omgeving en de manier waarop u daarmee werkt. Vervolgens brengen we samen uw wensen en eisen in kaart. En pas dan beginnen wij met de migratie die op deze manier snel en met zo min mogelijk risico’s verloopt. Vanuit onze brede en lange ICT-ervaring kunnen wij u hierbij helpen de juiste beslissingen te nemen.

Meer weten of offerte?

KNS Automatisering adviseert u graag over de mogelijkheden en afhankelijkheden. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie voor uw Microsoft 365 migratie, of een offerte op maat.