Migratie van Google Workspace naar Microsoft 365
Een bijdrage van Chris Helminck, Servicedesk Manager bij KNS Automatisering
We hebben de laatste tijd een aantal klanten gemigreerd van Google Workspace naar Microsoft 365. Stel dat u dat ook wilt doen voor uw organisatie. Wat heeft u dan nodig voor deze migratie, hoe pakt u dat project aan en wat is de doorlooptijd? In dit artikel deel ik graag onze aanpak en ervaringen hiermee.
Waarom stappen bedrijven over?
Bij de klanten die wij van Google naar Microsoft hebben gemigreerd zag ik een aantal drijfveren. Er waren bedrijven met toenemende compliance-eisen, bijvoorbeeld door een ISO-traject of de NIS 2-wetgeving. Met geïntegreerde functies als mobile device management en data loss prevention is Microsoft op dat gebied sterker dan Google.
Wat we ook zien is dat bedrijven mensen aannemen die meer ervaring hebben met Microsoft. Vanuit oogpunt van productiviteit kan het dan logisch zijn om op Microsoft over te stappen, zeker gezien de integratiemogelijkheden en de AI-assistent Copilot. Overigens stappen niet alle bedrijven volledig over. Het is ook mogelijk om een deel van de dataopslag in Google te houden en functies zoals e-mail en online vergaderingen in Outlook en Teams te verzorgen.
Aanpak en doorlooptijd
Wij hanteren voor deze migraties een gefaseerde aanpak. Na een inventarisatie richten we de omgeving in, verzorgen de daadwerkelijke migratie en na livegang verzorgen we ondersteuning voor de gebruikers. Uiteraard inclusief de nodige technische zaken zoals gebruikersbeheer met Entra ID en het aanpassen van de DNS-instellingen. Kortom: alles wat essentieel is voor een probleemloze migratie. Voor een omgeving met 20-30 medewerkers is de doorlooptijd ongeveer een maand.
Voorbereiding en planning
We brengen de volledige Google-omgeving in kaart. Inclusief de rechtenstructuur, omvang van de diverse mailboxen, toegang tot gedeelde mailboxen etc. Dit levert een blauwdruk op voor de inrichting van de Microsoft 365-tenant. Deze valideren we met de klant en na akkoord bouwen we de Microsoft-omgeving op en zorgen we ervoor dat alle data wordt gesynchroniseerd.
Migratie van Google naar Microsoft 365
In deze fase voeren we de daadwerkelijke migratie van de Google Mail-omgeving naar Microsoft 365 Exchange uit. We configureren de migratiesoftware en migreren zowel gebruikersaccounts als e-mails, contacten en agenda's. Het volledige migratieproces wordt gemonitord om fouten en problemen te voorkomen.
Validatie en livegang
We testen en valideren alle gemigreerde gegevens om te zorgen voor een correcte overgang. We lossen eventuele problemen op en stemmen het migratiemoment met de klant af. Op dat moment zetten we de mail flow (mx record) om naar de nieuwe Microsoft 365 Exchange-omgeving, waarna de klant direct met Microsoft 365 aan de slag kan.
Support bij en na oplevering
Na oplevering bieden we ondersteuning om eventuele problemen op te lossen. Waar nodig helpen we de gebruikers met het inloggen bi,j en gebruiken van de nieuwe omgeving. Voor snelle adoptie en extra productiviteit bieden wij ons handige video training portaal 5 Minuutjes Microsoft. Uw medewerkers vinden hier honderden instructievideo’s over zowel het gebruik van, als het productiever werken met de verschillende onderdelen van Microsoft 365-suite.
Meer weten?
Wilt u meer weten over de migratie naar, of het gebruik van Microsoft 365 voor uw organisatie? Neem dan contact met ons op via info@kns.nl of tel. 020-40 80 971.