OneDrive of OneDrive for Business: wat is de juiste keuze?
OneDrive is een cloud opslagdienst van Microsoft die beschikbaar is in een aantal verschillende varianten. Hoewel ze allemaal OneDrive heten, zijn het eigenlijk fundamenteel verschillende oplossingen. Hoe kiest u de juiste versie voor uw organisatie? In dit artikel leggen we uit wat de belangrijkste verschillen zijn.
OneDrive Personal
OneDrive Personal lijkt nog het meeste op Dropbox. Met deze cloud service kan je een kopie van de data op je computer maken en de OneDrive client op de PC zorgt er voor dat je ook ‘offline’ toegang tot deze gegevens hebt. De eerste 5GB data is gratis en het is mogelijk extra capaciteit bij te kopen. Het is mogelijk content te delen met anderen en met de OneDrive app kan je je data ook synchroniseren met mobiele devices. Wat ons betreft een goede oplossing voor consumenten, maar simpelweg niet geschikt voor zakelijk gebruik.
OneDrive for Business of OneDrive for Business?
OneDrive for Business is onderdeel van zakelijke Office 365 abonnementen. Of eigenlijk moeten we zeggen: ze zijn onderdeel van de Office 365 suite. Want feitelijk gaat het hier om twee verschillende oplossingen: de een is wel volledig geschikt voor zakelijk gebruik, de andere niet.
Om te beginnen krijg je als zakelijke gebruiker een persoonlijke OneDrive (for Business) omgeving waar je gegevens van je PC in de cloud kan opslaan. Het grote nadeel: deze cloud opslag valt buiten het zicht van IT-beheer, dus organisaties hebben onvoldoende controle over de opslag van en toegang tot bedrijfsdata.
Wil de echte OneDrive for Business opstaan?
Voor bedrijven en organisaties is het opslaan en delen van bestanden geen doel op zich, maar een onderdeel van de volledige kantoorautomatisering omgeving. De ‘echte’ OneDrive for Business slaat data op in SharePoint Online, wat onderdeel uitmaakt van Microsoft Office 365. Hierdoor is het in de basis een heel ander type oplossing dan de andere OneDrive varianten: het is niet een pure opslagdienst, maar onderdeel van een platform voor samenwerking. Alle documenten en bestanden worden centraal opgeslagen waardoor zaken als versiebeheer, beheer van rechten en back-ups onder controle blijven.
Naast SharePoint Online bevat Office 365 onder andere Exchange Online voor mail, taken en kalenders, Skype for Business voor telefonie, Teams, Planner en de Office client apps. Door de naadloze integratie is het mogelijk informatie op meerdere manieren te bewerken en delen. Binnen de SharePoint Online omgeving kan je je data opslaan in team sites of persoonlijke sites. SharePoint Team sites zijn bedoeld voor gezamenlijke productie en bewerking van Office documenten. Team sites kunnen meerdere sub sites bevatten en elke site kan een of meerdere document libraries bevatten om Office documenten op te slaan.
Synchroniseren met PC’s
Synchronisatie met PC’s, tablets en smartphones wordt verzorgd door de OneDrive for Business client, zowel voor de Persoonlijke OneDrive als voor de SharePoint omgeving. De client kan ook data synchroniseren met een eigen SharePoint omgeving die lokaal (on premises) of bij een hosting provider draait. Synchronisaties gebeuren met alle devices die met de SharePoint omgeving zijn verbonden, zodra deze via een internetverbinding connectie maken. Wijzigingen die je offline aanbrengt, worden automatisch geüpload wanneer u de volgende keer verbinding maakt.
Heb je meerdere Office 365 omgevingen waarmee je communiceert dan installeer je ook meerdere OneDrive for Business clients.
Aan de slag met OneDrive (for Business)?
Ons advies: wil je OneDrive for Business echt effectief voor je organisatie inzetten? Begin dan met Office 365 en de daarin beschikbare functionaliteit van SharePoint, Teams etc.. Heb je hulp nodig bij het kiezen van de juiste licenties, of het inrichten van deze cloud omgeving? Wij helpen je graag! Neem contact met ons op voor meer informatie.