Wat is de beste ICT voor het MKB?

U heeft nogal wat te kiezen als het gaat om ICT voor uw organisatie. Cloud, software as a service (SaaS), outsourcing of ICT in eigen beheer: wat is voor úw bedrijf de juiste keuze? In dit artikel zetten we de mogelijkheden op een rij, inclusief de voor- en nadelen en aandachtspunten.

ICT zelf beheren

Dit is de ‘klassieke’ aanpak van ICT waarbij de servers, werkplekken etc. inclusief de benodigde security door de eigen organisatie worden aangeschaft en beheerd. Deze aanpak biedt veel ruimte voor maatwerk, bijvoorbeeld bij de integratie of koppeling van verschillende softwarepakketten.

Daar tegenover staat een aantal duidelijke nadelen. Zo is er veel kennis nodig om de ICT-omgeving op te bouwen, in de lucht te houden en door te ontwikkelen. Dat geldt niet alleen voor de hardware maar ook voor bijvoorbeeld de nieuwste security-ontwikkelingen rond Microsoft 365, werkplekken en servers. Daarnaast moet u rekening houden met hoge kosten, zowel voor de initiële investeringen als voor het beheer en de ondersteuning.

ICT-beheer uitbesteden

Wanneer u uw ICT-beheer uitbesteedt dan zijn alle hard- en software nog steeds uw eigendom, maar werkt u samen met een gespecialiseerde ICT-partner voor het beheer. Dit beheer kan worden uitgebreid met supportdiensten, denk aan remote support of een helpdesk voor gebruikersvragen en troubleshooting. Een groot voordeel hiervan is dat u minder tot geen ICT-kennis in huis nodig hebt, maar u heeft natuurlijk nog wel steeds hoge investeringen in hard- en software.

Wij leveren deze dienst vaak aan bedrijven die al een bestaande ICT-omgeving hebben, maar het beheer daarvan willen uitbesteden omdat ze ICT niet als kernfunctie zien. Hierbij bent u flexibel in de keuze qua ondersteuning. U kunt bijvoorbeeld het technisch beheer van servers en werkplekken door KNS Automatisering laten uitvoeren en de eerstelijns gebruikersondersteuning door uw eigen systeembeheerder.

Cloud

De cloud is inmiddels volledig ingeburgerd, maar het blijft tegelijkertijd ook een containerbegrip. Wij zien de cloud feitelijk als variant op outsourcing: functionaliteit en beschikbaarheid tegen voorspelbare kosten.

Bedrijven die naar hun ICT in de cloud onderbrengen krijgen daarbij te maken met een mix van standaard SaaS (Software as a Service)-applicaties zoals Microsoft 365, SharePoint, Teams en Salesforce. Daarnaast is het mogelijk om uw bedrijfsspecifieke applicaties in een private cloud onder te brengen. Het resultaat is een zogenaamde hybride cloudomgeving, waarin public en private cloudoplossingen worden gecombineerd.

Een belangrijk aandachtspunt hierbij zijn de gebruikers: u wil niet dat zij telkens opnieuw moeten inloggen in allerlei verschillende clouds en applicaties. Dit kunt u oplossen door gebruik te maken van SSO (single sign-on)-oplossingen, of bijvoorbeeld een hosted desktop zoals KNS Automatisering die levert. Om uw gegevens in de cloud goed te beveiligen is het essentieel om inloggen op basis van MFA (multifactor authenticatie) af te dwingen.

ICT-outsourcing

ICT-outsourcing kan ook voor het MKB grote voordelen bieden. Bij ICT-outsourcing neemt u voorspelbare functionaliteit en beschikbaarheid af tegen voorspelbare kosten. U hoeft dus niet meer dagelijks naar uw ICT om te kijken, want u weet exact wat u krijgt en wat het gaat kosten.

Er liggen echter ook hier wat mogelijke nadelen op de loer. SLA’s (service level agreements) zijn bedoeld om vast te leggen wat de service provider wel en niet levert binnen het contract. Deze blijken in de praktijk soms toch vervelende discussies op te leveren wanneer de leverancier net iets anders bedoelt dan de klant. Ons advies: kijk goed of de service levels echt aansluiten bij uw behoefte, en hou ruimte open om innovaties snel door te kunnen voeren.

Een ander belangrijk aspect is de keuze van een partner van de juiste omvang. De grote outsourcing-partijen richten zich vooral op de enterprise markt. Daar voelt u zich als MKB-ondernemer al snel ‘een nummer’ – en mist u de persoonlijke aandacht, ondersteuning en flexibiliteit die u nodig hebt.

Moderne ICT voor het MKB: SaaS en Managed Services

Wat wij zien is dat steeds meer MKB-ondernemingen kiezen voor een combinatie van SaaS-applicaties en Managed Services. Voor veelgebruikte toepassingen zoals e-mail, het delen van documenten en bijvoorbeeld telefonie zijn kant en klaar SaaS-applicaties beschikbaar. Maar ook bij deze applicaties is het nog steeds belangrijk dat de werkplek en gebruikers gemanaged en gecontroleerd worden.

Werkplek centraal

Het technisch beheer van applicaties, PC’s en notebooks kunt u bij een Managed Services Provider zoals KNS Automatisering onderbrengen. Deze zorgt voor proactief beheer en periodiek onderhoud en 24x7 monitoring van zowel werkplekken, servers als infrastructuur. Dit helpt de bedrijfscontinuïteit te waarborgen en zorgt voor een verbeterde gebruikerservaring. Omdat u een vaste prijs per maand betaalt, worden uw IT-budgetten beter voorspelbaar.

Dit noemen wij: de werkende werkplek. Hiermee kunnen uw medewerkers gewoon lekker werken. Zonder onderbrekingen, zonder zorgen over veiligheid en met persoonlijke ondersteuning vanuit onze Servicedesk.

Security is noodzaak

Cybercriminelen gaan steeds vaker op zoek naar de zwakste schakel in de beveiliging: de mens, en zijn of haar digitale werkplek. Voor veel organisaties wordt het telkens moeilijker de benodigde kennis op te bouwen en te onderhouden en de benodigde ICT-voorzieningen en -processen 24x7 proactief en reactief te beheren. Hoe zorgt u voor een veilige werkplek voor al uw collega's?

Bij KNS Automatisering hebben we hiervoor de veilige werkplek ontwikkeld. Met onze managed security services van KNS Automatisering worden uw werkplekken proactief beschermd, zijn uw bedrijfsgegevens goed beveiligd en kunnen uw medewerkers veilig en productief blijven werken.

Voor Microsoft 365-gebruikers breiden we dit uit met een aantal extra securitydiensten. Bijvoorbeeld het opzetten van basisbeveiliging voor Microsoft 365, wat belangrijk is als u met de AI-assistent Copilot gaat werken. Het monitoren van de beveiliging baseline en proactieve monitoring van de Microsoft 365-logs. Het verkrijgen van inzicht in de status van de Microsoft 365-beveiliging en accountrisico’s. En het optimaliseren van de beveiliging van de Microsoft 365-omgeving

Hoe ziet úw perfecte ICT er uit?

Wij helpen u graag met het maken van de juiste keuze op basis van uw eisen, wensen en budget. Neem contact met ons op via tel. 020-40 80 971 of info@kns.nl, dan kijken we samen naar de beste keuze voor uw organisatie.