AI: wat kunt u ermee binnen Microsoft 365?

Een artikel van Chris Helminck, Servicedesk Manager bij KNS Automatisering

Artificial Intelligence is helemaal hot, dat is duidelijk. Veel – al dan niet zelfbenoemde – AI-goeroe’s zijn overtuigd van de grenzeloze mogelijkheden voor nieuwe business modellen, andere manieren van werken en AI die menselijk werk steeds meer gaat vervangen. We willen hier niet de discussie aangaan wat daarvan nu al realiteit is en wat nog in de categorie ‘science fiction’ valt. Maar we krijgen van onze klanten wel steeds vaker de vraag: wij gebruiken Microsoft 365. Wat kan ik precies met Copilot? Tijd voor een artikel over dit onderwerp!

Maar eerst: wat is Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot is een AI-assistent die integreert in veelgebruikte Office-applicaties zoals Word, Excel, Outlook en Teams. Het kan gebruikers vooral helpen om efficiënter te werken. Bijvoorbeeld door tekst te genereren of controleren. Door gegevens te analyseren, e-mails te maken en vergaderingen samen te vatten. Als we het aan Copilot zelf vragen dan zegt die: “dankzij geavanceerde AI wordt het een slimme bondgenoot in productiviteit en creativiteit”. En met de ervaring die wij er inmiddels zelf mee hebben, zijn we het daar zeker mee eens.

Hoe zit het met de veiligheid?

Uw eigen Microsoft 365 Copilot zal nooit uw bedrijfsdata delen met het LLM (large language model) van de Copilot-versie die u in de Edge browser kunt gebruiken. Copilot draait namelijk binnen uw eigen Microsoft suite (de zogeheten ‘tenant’). Hierdoor heeft het toegang tot de data die binnen uw Microsoft 365-omgeving staat opgeslagen.

Toegang tot die data is essentieel, omdat Copilot moet worden getraind op uw data, documenten, e-mails, Excel-bestanden etc. En voor de beveiliging en compliance volgt Microsoft 365 Copilot de rechten- en beveiligingsstructuur die in uw Teams of SharePoint-omgeving is ingericht.

Duidelijk. Wat kunnen we er allemaal mee?

Er kan ongelofelijk veel, te veel om in één artikel te beschrijven. Daarnaast ontwikkelt Microsoft in hoog tempo door aan de nieuwe mogelijkheden. We zien wel een aantal toepassingen die voor heel veel organisaties interessant kunnen zijn.

Teams

Binnen Teams heeft Copilot een – wat ons betreft – supergave functie: het automatisch notuleren van vergaderingen. Copilot luistert mee met wat er gezegd wordt en verwerkt dat na afloop tot een keurig gespreksverslag en actielijst. Heel belangrijk om rekening mee te houden: het wordt meestal grotendeels goed genotuleerd, maar u moet altijd zelf de eindcontrole doen. Dat geldt trouwens voor al het gebruik van Copilot binnen Microsoft 365: u moet altijd zelf blijven nadenken.

Outlook

Binnen Outlook kunt u Copilot een conceptmail laten opstellen. Berichten laten controleren of ze kloppend zijn qua tone of voice, taalgebruik. Of u kunt het inzetten als configuratieassistent, bijvoorbeeld bij het instellen van een Out of Office-melding.

Onterecht onderbelicht: Chat

De chatfunctie is wat ons betreft een onterecht onderbelichte functie. Het biedt een ChatGPT-ervaring maar dan binnen Copilot, wat is gekoppeld aan uw Microsoft 365-data. En dat betekent dat u daar letterlijk alles kunt vragen. Wanneer u een opzet voor een projectplan nodig heeft, dan kijkt hij in eerder projectplannen en krijgt u een eerste opzet. Dat geldt ook voor contracten en andere repeterende zaken. U kunt hier ook teksten laten vertalen en documenten laten vergelijken. Het mooie is dat u hier altijd bronvermeldingen bij krijgt, zodat u weer op welke basis de output is gebaseerd.

Word

Naast het opzetten van een basisdocument of uitvoeren van een spellingscheck kunt u een Word-document door Copilot laten vertalen naar een aantal PowerPoint-slides. Het is daarbij wel belangrijk dat het document een structuur heeft die logisch te vertalen valt naar een slide deck en met hele grote documenten werkt het soms (nog?) minder goed.

PowerPoint

Binnen PowerPoint kan Copilot met de juiste instructies een volledig nieuwe presentatie ontwikkelen, of een bestaande bewerken. Binnenkort om ook een functie beschikbaar om een template bibliotheek aan te leggen, zodat alle collega’s presentaties met de juiste huisstijl gebruiken.

En wat zijn Copilot agents?

Een nieuwe ontwikkeling zijn de zogenaamde ‘agents’ binnen Copilot. Deze agents zijn in staat meerdere of een serie taken uit te voeren. We zijn nu voor een aantal klanten use cases aan het ontwikkelen, denk bijvoorbeeld aan het opzoeken van productcodes op basis van een omschrijving. We zetten dit ook intern bij KNS Automatisering in.

We ontwikkelen een tool waar we vragen van klanten kunnen invoeren, en de agent antwoord geeft op informatie vanuit al onze systemen: kennisbank, incident management systeem etc. De agent komt dan met één of meer suggesties om het probleem van de klant op te lossen. Ook hierbij geldt dat de engineer altijd moet blijven nadenken: klopt de geboden oplossing wel? We zien AI voorlopig dus ook geen mensen vervangen, maar het kan zeker helpen om slimmer en efficiënter te werken.

Copilot is niet Google: prompts bepalen het succes

Wat we zien is dat veel mensen beginnen Copilot te gebruiken als Google, dus met korte keywords of vragen. Dan krijgt u meestal niet de output die u wilt. Leren praten (‘prompten’) tegen AI is essentieel om er echt goed resultaat uit te halen. U moet heel duidelijk aangeven wat de gewenste output is. Wat het doel van die output is. En wat de kaders zijn waarbinnen het antwoord moet blijven.

En krijgt u niet direct het antwoord wat u zoekt, dan kunt u doorgaan met vragen of opdrachten geven om het resultaat fijn te slijpen. Waarna – dat zal geen verrassing zijn na het lezen van dit artikel – u altijd zelf nog kritisch moet kijken of alles wel klopt.