Migratie van Dropbox naar Microsoft 365

Een bijdrage van Chris Helminck, Servicedesk Manager bij KNS Automatisering

We krijgen regelmatig de vraag van klanten om ze te helpen migreren van Dropbox naar Microsoft 365. Ja, natuurlijk willen (en kunnen) we dat! In dit artikel deel ik onze gestandaardiseerde aanpak en ervaringen met de migratie naar Microsoft OneDrive of Teams.

Waarom stappen bedrijven over?

Laat ik voorop stellen: dit wordt geen negatief artikel over Dropbox. De software werkt goed en niet voor niets hebben veel organisaties het omarmd als eenvoudige manier om bestanden met collega’s en externen te delen. Maar ik zie in onze dagelijkse praktijk drie belangrijke redenen waarom organisaties toch over willen stappen van Dropbox naar Teams of OneDrive.

1. Compliancy-eisen

Er waren (vooral groeiende) bedrijven met toenemende compliance-eisen. Bijvoorbeeld door een ISO-traject of de NIS2-wetgeving waarbij je als organisatie moet kunnen aantonen dat je ‘in control’ bent. Met geïntegreerde functies zoals security policies, mobile device management en data loss prevention is Microsoft op dat gebied sterker dan Dropbox.

2. Meer geïntegreerde functionaliteit

Natuurlijk is het mogelijk om bestanden op te slaan in Dropbox en links daarnaar via e-mail te versturen. Maar het professionele leven wordt zoveel eenvoudiger en efficiënter wanneer je dat doet Microsoft 365. Documenten opslaan in OneDrive of de planner van Teams, direct vanuit de chat informatie kunnen benaderen en de AI-assistent Copilot: alle informatie en communicatie binnen dezelfde omgeving werkt veel sneller en gemakkelijker.

3. Kostenbesparing

Wat we daarnaast vaak zagen is dat organisaties toch al gebruik maken van Microsoft 365. Dat biedt standaard 1TB cloudopslag per gebruiker, wat het in veel gevallen mogelijk maakt om te besparen op Dropbox-licenties. En met een Premium-licentie is het soms mogelijk om te besparen op bijvoorbeeld antivirussoftware. Hiermee beschik je namelijk over meer geavanceerde security zoals identiteits- en toegangsbeheer, endpoint protection, uitgebreide beveiliging tegen cyberdreigingen en detectie, classificatie en bescherming van gevoelige gegevens,

Onze aanpak

Voor deze migraties hanteren wij een gefaseerde aanpak. Na inventarisatie richten we de omgeving in, verzorgen we de migratie en na livegang verzorgen we ondersteuning voor de gebruikers. Uiteraard inclusief alles wat essentieel is voor een probleemloze migratie, zoals gebruikersbeheer met Entra ID.

Voorbereiding en planning

We brengen uw Dropbox-omgeving in kaart, inclusief de omvang van de diverse mappen. Dit levert een blauwdruk op voor de inrichting van Teams of OneDrive binnen de Microsoft 365-tenant. Na akkoord van de klant richten we de Microsoft-omgeving in en zorgen we ervoor dat alle data wordt gesynchroniseerd.

Migratie van Dropbox naar Microsoft 365

Daarna voeren we de daadwerkelijke migratie van de Dropbox-mappen en -bestanden naar Microsoft 365 uit. Het volledige migratieproces wordt gemonitord om fouten en problemen te voorkomen.

Validatie en livegang

We testen en valideren alle gemigreerde gegevens om te zorgen voor een correcte overgang. We lossen eventuele problemen op en stemmen het migratiemoment met de klant af. Op de dag van migratie wordt op alle werkplekken OneDrive geconfigureerd en eventueel worden SharePoint/Teams mappen gesynchroniseerd in de verkenner.

Toegang tot de Dropbox-omgeving wordt gestopt door de toegang te blokkeren. Hiermee forceren we dat alle medewerkers van de organisatie via de nieuwe methode gaan werken. Hierna wordt nog een laatste sync gedaan om eventuele wijzigingen over te zetten. Vaak laten we de oude data open staan voor een klein aantal personen binnen de organisatie die eventueel ontbrekende data over kunnen zetten.

Support bij en na oplevering

Na oplevering bieden we ondersteuning om eventuele problemen op te lossen. Waar nodig helpen we de gebruikers met het inloggen bij en gebruiken van de nieuwe omgeving. Voor snelle adoptie en extra productiviteit bieden wij ons handige video training portaal 5 Minuutjes Microsoft. Uw medewerkers vinden hier honderden instructievideo’s over zowel het gebruik van, als het productiever werken met de verschillende onderdelen van Microsoft 365-suite.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de migratie naar, of het gebruik van Microsoft 365 voor uw organisatie? Neem dan contact met ons op via info@kns.nl of tel. 020-40 80 971.