Fusie of overname in de pijplijn? Vergeet de ICT niet!

Een bijdrage van Maurice van Beelen, ICT-consultant bij KNS Automatisering

 

Wat is het juiste moment om met ICT aan de slag te gaan bij een fusie of overname? Na het zetten van de handtekeningen willen organisaties snel voordelen realiseren. Daarom gaan mensen direct aan de slag om processen, werkwijze en cultuur op elkaar af te stemmen. Maar wat wij vaak zien is dat er te laat naar ICT wordt gekeken, waardoor de integratie nodeloos complex wordt.

Consolidatie van meerdere Microsoft 365-tenants

In dit artikel geef ik een aantal tips hoe u zich goed kunt voorbereiden op de consolidatie van de ICT-systemen. Ik doe dit aan de hand van een veel voorkomend voorbeeld: Microsoft 365. Als beide organisaties die suite gebruiken, hoe komt u dan van twee tenants naar één gezamenlijke omgeving?

Dat is belangrijk, omdat samenwerken en informatie delen met collega’s nu eenmaal beter verloopt binnen één omgeving. Het biedt daarnaast voordelen op het gebied van beheer, en kan ook inkoopvoordelen bieden op het gebied van licenties. Maar wat is er wel of niet mogelijk? Hoe kunt u dit voorbereiden? En hoe werkt zo’n consolidatie in de praktijk?

Stap 1: analyseer de ‘as is’

Het is belangrijk om eerst beide omgevingen goed in kaart te brengen. Hoe zijn ze ingericht, van gebruikers en mailboxen tot SharePoint-sites en Teams-kanalen? Hoe staat het met security en eventuele integraties met andere systemen?

Wanneer wij dit uitvoeren dan gaan we na deze analyse in gesprek met de klant om te bepalen wat er wel of niet mee gemigreerd moet worden. Op basis daarvan bereiden wij de migratie-tooling voor en testen we of alles goed werkt. Daar komen eigenlijk altijd wel wat dingen uit die nog moeten worden aangepast en opnieuw getest. Dat kan trouwens ook voor een kleinere omgeving veel tijd in beslag nemen. Maar het is een essentieel onderdeel van de migratie: de klant en wij moeten vooraf exact weten wat er gaat gebeuren. Ik zie het ook als onze taak om dat duidelijk met ze te communiceren.

Maatwerk migreren is complex(er)

We zien vaak omgevingen waarvan niet duidelijk is beschreven wat er de afgelopen jaren is gebeurd. Zo waren we een tijd geleden bezig met een migratie en daar bleek allerlei automation ingericht te zijn. Dat waren formulieren en processen die ooit door een externe partij waren aangemaakt. Het draaide al jaren probleemloos, alleen zonder dat onze klant precies wist hoe dat ‘onder de motorkap’ werkte.

Ik kan u vertellen: dan ziet zo’n project er ineens heel anders uit. Dan is het niet alleen het migreren van mailboxen en SharePoint data, maar van een stuk maatwerk binnen Microsoft 365. Het probleem daarbij is dat niet alles gemigreerd kan worden; soms moet het opnieuw gebouwd worden. Door dit tijdig te onderzoeken komt tijdens de migratie de continuïteit van de ICT-dienstverlening niet in gevaar.

Is consolidatie altijd mogelijk?

Wanneer u twee Microsoft 365-omgevingen wilt consolideren dan betekent dat vaak dat er compromissen moeten worden gesloten. Een migratie heeft namelijk altijd impact omdat er dingen anders ingericht moeten worden. Soms wegen de voordelen niet tegen de nadelen op.

Een van onze klanten neemt regelmatig andere bedrijven over. Sommige daarvan zijn vrij makkelijk te consolideren, maar er was laatst een situatie waar de migratie wel heel veel impact zou hebben. Want het migreren van mail en data is nog vrij simpel. Maar deze organisatie ondersteunde primaire bedrijfsprocessen vanuit Microsoft 365, wat zorgt voor heel veel afhankelijkheden bij een migratie. Uiteindelijk is besloten dat deze organisatie voorlopig met hun bestaande Microsoft 365-omgeving verder werkt.

B2B-integratie en Multi-Tenant Organisatie

Wordt een consolidatie te complex? Dan is er steeds nog veel mogelijk. We hebben de hiervoor genoemde klant geholpen met het implementeren van slimme B2B-oplossingen en een multi-tenant organisatie. Een Multi Tenant Organisatie (MTO) is een functie van Microsoft 365 / Entra ID waarmee we meerdere tenants binnen één samenwerkingsstructuur koppelen. Hiermee kunnen we gebruikers in verschillende tenants zoveel mogelijk laten samenwerken alsof ze in één organisatie zitten, zonder dat we de tenants hoeven te migreren of samenvoegen.

De migratie in de praktijk

Zoals eerder geschreven: een goede voorbereiding is het halve werk. We bereiden zoveel mogelijk voor om de overgangsperiode zo kort mogelijk te houden. Het feitelijke migratieproces starten we meestal voor een weekend op, zodat de data buiten werkdagen worden overgezet van de oude naar nieuwe omgeving. En dan kunnen we bijvoorbeeld op zondag de laatste DNS-records omzetten, om ervoor te zorgen dat de nieuwe data ook op de juiste plek aankomt.

Na de migratie

Uiteraard begeleiden we gebruikers na de migratie, het liefst op locatie zodat we eventuele vragen direct kunnen beantwoorden. We zorgen daarnaast voor een document waarin de veranderingen voor gebruikers staan zoals ‘waar staat je data’ en ‘hoe werk je er eigenlijk mee?’.

Doorlooptijd en afhankelijkheden

Ik ben zelf altijd heel erg enthousiast en van doorpakken en weet dat we in principe binnen twee weken een migratie kunnen afronden. Maar daarin zijn we ook afhankelijk van de input, tijd en beschikbaarheid van mensen bij de klant. In de praktijk duurt het proces normaal gesproken zo’n vier tot acht weken.

Herkent u dit ook?

Wilt u meer weten over een consolidatie van meerdere Microsoft 365-omgevingen, of een migratie naar Microsoft 365? Of, wat we ook wel eens tegenkomen: wilt u een deel van uw organisatie verzelfstandigen en in een nieuwe omgeving onderbrengen? We helpen u er graag mee! Neem voor meer informatie contact op met Arnout de Jager via info@kns.nl of tel. 020-40 80 971.