Sneller, efficiënter en minder kans op fouten: ontdek de kracht van automation

Een bijdrage van Aswin Tjalsma, ICT-consultant bij KNS Automatisering

Weet u hoeveel werkzaamheden binnen uw organisatie handmatig worden uitgevoerd, en welke versnelling en besparing u zou kunnen realiseren als u dat automatiseert? We hebben recent bij een aantal klanten automation op basis van Microsoft Power Automate ingericht en ik deel graag onze ervaringen hiermee.

Wat is PowerAutomate?

Power Automate helpt organisaties bij het stroomlijnen van bedrijfsprocessen en automatiseren van terugkerende taken. Power Automate kan zowel eenvoudige taken zoals het versturen van meldingen verwerken, als complexere processen via meerdere apps en services. Het is flexibel inzetbaar en configureerbaar en daardoor geschikt voor verschillende automatiseringsbehoeften waardoor de productiviteit, efficiency en organisatorische nauwkeurigheid toenemen.

Wat zijn de mogelijkheden van Power Automate?

Concrete manieren om met Power Automate slimmer en efficiënter te werken zijn bijvoorbeeld:

• het verzenden van geautomatiseerde antwoorden en follow-ups nadat een klant een contactformulier heeft ingevuld;
• verzenden van e-mailreeksen voor leadgeneratie na een getriggerde gebeurtenis;
• klanten automatisch factureren voor maandelijkse betalingen;
• het automatiseren van repetitieve taken van de IT-afdeling;
• onkosten van werknemers vergoeden;
• binnenkomende e-mails die voldoen aan specifieke eisen (bijvoorbeeld afzender) op SharePoint opslaan;
• mailboxen automatisch opruimen op basis van door u vast te stellen criteria;
• automatisch taken en projecten toewijzen aan teamleden.

Praktijkcase: ISO-certificering

We hebben laatst voor een van onze klanten Power Automate ingericht. Dit is een onderzoeksbureau dat veel werkt met vertrouwelijke onderzoeksdata. Ze zijn bezig met hun ISO-certificering en moeten kunnen aantonen dat die data op een vertrouwde manier is opgeslagen. Om dit te realiseren moet iedere medewerker op dezelfde manier werken, moet elk project op dezelfde manier worden uitgevoerd en moeten zaken als toegangsrechten op dezelfde manier zijn ingericht.

Met automatisering op basis van Power Automate kunnen we dit garanderen en menselijke foutkansen minimaliseren. Voor elk nieuw project wordt een SharePoint-site live gezet, die gedeeld kan worden met mensen binnen en buiten de organisatie. De basis rechtenstructuur is altijd hetzelfde waardoor geborgd is dat alleen de juiste mensen toegang tot de gevoelige data krijgen.

Het proces wordt opgestart met het invullen van een formulier, waarna we de omgeving automatisch opbouwen. Deelnemers aan het proces ontvangen een link naar die omgeving. Voor medewerkers van onze klant borgt de Microsoft 365-omgeving het login-proces, voor externe deelnemers wordt geforceerde multifactor authenticatie afgedwongen.

Wat zijn de voordelen van automation?

Kostenbesparing | Automation zorgt ervoor dat er minder tijd hoeft te worden aan handmatig werk en handmatige processen. Dat leidt tot hogere efficiency en lagere operationele kosten. Power Automate is een kosteneffectief alternatief voor klassieke middleware en dure maatwerksoftware.

Minder kans op fouten | Met automation kunt u repetitieve taken zoals gegevensinvoer, meldingen en goedkeuringsprocessen automatiseren. Door het gebruik van gestandaardiseerde workflows vermindert u het risico op handmatige fouten.

Eenvoudige inrichting | Power Automate kan vrij eenvoudig worden ingericht met een visuele ‘drag and drop/low code’ interface, waardoor ook gebruikers met beperkte programmeerkennis workflows kunnen maken.

Naadloze integratie | Power Automate biedt honderden connectoren voor onder andere Microsoft 365, SharePoint, Dynamics 365 en externe apps zoals Twitter, Dropbox en Salesforce. Hierdoor kunnen verschillende systemen naadloos met elkaar communiceren en kunt u onderdelen van bedrijfsprocessen automatiseren.

Hoe werkt Power Automate?

Workflow automatiseringssoftware zoals Power Automate volgt doorgaans 'if/then-instructies'. In menselijke taal betekent dat: 'als A gebeurt, doe dan B'. In zo’n systeem kunt u aangeven welke acties op een gebeurtenis moeten volgen. Zo’n workflow kan op diverse manieren worden opgestart: door het invullen van een formulier, het ontvangen van een e-mail, een trigger vanuit een IT-systeem etc.

Dankzij Power Automate’s intuïtieve interface en beschikbare standaard connectoren kunt u workflows creëren met beperkte programmeerkennis. Binnen de interface kunt u componenten slepen en neerzetten, om de workflow te bouwen die uw organisatie helpt te versnellen.

Wilt u ook meer snelheid, efficiency en kwaliteit?

We onderzoeken graag samen met u waar de winst voor uw organisatie zit. Met een aantal sessies en een agile aanpak werken we toe naar een concrete oplossing. We werken zoveel mogelijk op basis van standaard functionaliteit en zo min mogelijk maatwerk. We zorgen voor het instellen van de juiste rechten en testen samen met u elk denkbaar scenario. En we nemen de gebruikers mee in de nieuwe manier van werken.

Wilt u hier meer over weten, neem dan contact op met Arnout de Jager via tel. 020-40 80 971 of info@kns.nl.