Wat moet u regelen voordat u met AI begint?
Een bijdrage van Chris Helminck, Manager Servicedesk bij KNS Automatisering
Ik schreef laatst een artikel over de vele mogelijkheden van AI binnen Microsoft 365. Nu snap ik dat de verleiding groot is om direct met artificial intelligence aan te gang te gaan. Maar zoals het spreekwoord luidt: bezint eer u begint. Want als u verantwoord gebruik wilt maken van AI dan zijn er een aantal belangrijke zaken die u vooraf moet regelen.
Ontwikkel een data- en AI-strategie
Bepaal welke data u als basis wilt gebruiken, en met welke AI-toepassing(en) u wilt werken. Wat vindt uw organisatie bijvoorbeeld ‘verantwoord’ gebruik van AI? En realiseert u zich dat elke vraag aan AI veel rekencapaciteit en dus stroom vraagt? Een simpele tip is dus ook: zeg nooit ‘bedankt’ tegen Copilot of ChatGPT, want ook het verwerken van dat bedankje kost weer stroom. Een andere tip: gebruik AI alleen voor ingewikkelde vraagstukken, Google is prima voor heel veel eenvoudige dingen.
Bescherm gevoelige informatie met datagovernance
AI kan ongelofelijk slimme dingen doen. Maar helaas zijn deze oplossingen niet zo intelligent dat ze begrijpen welke informatie confidentieel is. Met dataclassificatie en datagovernance bepaalt u de rechten van de individuele gebruiker: wie heeft toegang tot welke informatie? Wanneer deze gebruiker vervolgens een vraag aan Copilot stelt, wordt het antwoord gebaseerd op alleen die informatie, waar de medewerker rechten op heeft.
Overigens heeft de gratis variant van ChatGPT helemaal geen governance. Uw data kan worden gebruikt voor modeltraining, tenzij u een enterprise-oplossing gebruikt met aangepaste privacyvoorwaarden.
Is de datakwaliteit op orde?
AI geeft alleen de juiste antwoorden op basis van de juiste – dus correcte, niet verouderde – data. Het is dus belangrijk om de datakwaliteit op orde te brengen voordat u met AI aan de slag gaat. Het is wel mogelijk om data van een specifieke ouderdom of in specifieke mappen te gebruiken. Maar dat kan niet met de standaard Copilot, dus daarvoor moet u dan een zogenaamde ‘AI-agent’ bouwen.
Waar staat de data?
Sowieso is het belangrijk dat alle data zoveel mogelijk op SharePoint en Teams staat, om er maximaal gebruik van te kunnen maken. Microsoft 365 Copilot heeft namelijk geen toegang tot de klassieke gedeelde netwerkschijf. U kunt wel via de chat-functie vragen stellen over individuele documenten, maar daar mist u de kracht van de integratie binnen de volledige Microsoft 365-suite.
Licenties en kosten
Microsoft 365 Copilot is een aanvulling op de Microsoft 365-gebruikerslicentie. U sluit hiervoor een jaarabonnement af, wat u overigens wel kunt wisselen tussen gebruikers. Ons advies: ga eerst het gesprek aan wat uw organisatie ermee wil bereiken. Om de kosten onder controle te houden moet u vervolgens bepalen voor welke medewerkers AI waarde toevoegt in hun werkzaamheden. AI is geen ‘heilige graal’ die ineens alle problemen oplost. Het is dus geen kwestie van iedereen een licentie geven en haar of zijn gang laten gaan.
De uitrol en adoptie van AI
Effectief werken met AI begint met basiskennis door trainingen en het opdoen van praktijkervaring. Het is goed om te beginnen met een kleine werkgroep van enthousiaste gebruikers die affiniteit met technologie hebben. Het liefst een mix van oudere en jongere collega’s van diverse afdelingen. U legt de basis voor breed draagvlak in de organisatie doordat mensen zien dat het werkt, en dus ook voor hun kan werken.
Meer weten?
Wilt u meer weten over de onze diensten en basis- en geavanceerde trainingen voor Microsoft 365 Copilot voor uw organisatie? Neem dan contact met ons op via tel. 020-40 80 971 of info@kns.nl.