Checklist veilig en productief thuiswerken

De afgelopen tijd hebben veel organisaties in hoog tempo thuiswerkplekken voor hun medewerkers ingericht. In de snelheid hebben daarbij zaken als productiviteit en informatiebeveiliging niet altijd de aandacht gekregen die ze verdienen. Provisorische oplossingen zijn mogelijk onveilig en kunnen ervoor zorgen dat werkgevers het overzicht kwijtraken. In dit artikel geven we een handige checklist waarmee u ervoor kunt zorgen dat medewerkers niet alleen veilig, maar ook productief kunnen thuiswerken.

De computer

We hebben de afgelopen weken veel bestellingen voor laptops ontvangen van bedrijven die thuiswerken snel mogelijk wilden maken. Het voordeel van een (zakelijke) laptop is, dat de computer eigendom is van het bedrijf dus eenvoudig in de juiste security policy kan worden meegenomen. Wanneer medewerkers hun privé PC of laptop gebruiken, bent u afhankelijk van de daarop geïnstalleerde (en al dan niet bijgewerkte/veilige) software.

De werkplek

Laptops zijn perfect voor mobiele medewerkers, maar wanneer het thuiswerken langdurig of zelfs structureel wordt dan is het belangrijk om ook de ergonomische aspecten van de thuiswerkplek kritisch te bekijken. Een extern scherm biedt de mogelijkheid om meerdere applicaties naast elkaar open te hebben, wat prettiger werkt en kan zorgen voor hogere productiviteit. Een beeldschermverhoger zorgt dat het scherm op de juiste hoogte staat, zodat er minder kans op nek- en rugklachten is. En een extern toetsenbord en muis werken vaak toch net wat handiger en productiever dan de ingebouwde mogelijkheden van de laptop.

Security

Thuisnetwerken zijn in de regel niet op dezelfde manier beveiligd als uw zakelijke netwerk. Goede security is een combinatie van de juiste technische oplossingen en maatregelen zoals bewustwording van medewerkers en de juiste ICT beheerprocessen. U heeft daarnaast inzicht in uw thuiswerkplekken nodig: welke hard- en software wordt er gebruikt, zijn alle individuele systemen up-to-date qua updates en antivirus definities? Zeker bij het eerder genoemde gebruik van privé PC’s is dit een belangrijk aandachtspunt.

Continuïteit

Heeft u er wel eens over nagedacht wat de gevolgen voor uw bedrijfsprocessen zijn, wanneer bedrijfskritische informatie niet meer beschikbaar is? En hoe zit het met wet- en regelgeving waar u mogelijk aan moet voldoen? Dit geldt overigens zowel voor ‘on premise’ als cloud applicaties. Ons advies: zorg voor regelmatige back-ups, in ieder geval van uw meest belangrijke bestanden.

Telefonie

Zijn uw medewerkers thuis eenvoudig en via hun vaste zakelijke nummer bereikbaar? VoIP telefonie betekent telefoneren over een netwerkverbinding, dit maakt het mogelijk elk toestel – maar ook een mobiele telefoon en zelfs een laptop – te integreren met de telefooncentrale. Hiermee zijn thuiswerkers gewoon bereikbaar via hun vaste zakelijke nummer, en intern doorverbinden naar collega’s kan vanaf elk aangesloten toestel.

Samenwerken en informatie delen

Er is een breed scala tools beschikbaar voor samenwerken en informatie delen. Bij KNS Automatisering hebben we goede ervaringen met Microsoft Teams, wat nu tijdelijk zelfs gratis beschikbaar is. Hiermee werkt u gemakkelijk en veilig op afstand samen met collega’s en klanten. Videobellen, chatten en eenvoudig samenwerken in documenten: allemaal op afstand, veilig in de cloud en nu dus tijdelijk gratis!

Connectivity

Wanneer werknemers thuis werken dan is een goede (internet)verbinding essentieel om toegang te krijgen tot cloud applicaties zoals Microsoft 365. Wanneer ze echter toegang moeten hebben tot bedrijfsdata op uw eigen systemen – denk aan een file- of mailserver – dan moet deze verbinding goed beveiligd worden, bijvoorbeeld met een VPN (virtual private network)-oplossing.

Werkplekbeheer

Onze ervaring leert dat ongeveer 80% van de problemen kunnen worden voorkomen door preventief en regelmatig beheer. Laat u dat aan de thuiswerkende collega’s over, of vertrouwt u liever op professionele beheer-tooling? In het laatste geval bent u verzekerd van onder andere regelmatig en preventief onderhoud, signaleren van mogelijke knelpunten, uitvoeren en controlerenvan back-ups en het up-to-date houden van security software zoals virusscanners.

Gebruikersondersteuning

Werkplekken thuis zijn – zelfs als u al deze bovenstaande aspecten goed heeft geregeld – toch anders dan de werkplek op de zaak. Snelle en effectieve ondersteuning van gebruikers is nu belangrijker dan ooit om te zorgen dat zij hun werk productief en veilig kunnen blijven doen. Eventuele storingen en problemen kunnen meestal op afstand worden opgelost.

Meer weten?

Bent u op zoek naar hulp of ondersteuning bij de inrichting of het beheer van uw thuiswerkplekken? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.