Ontsnap uit het wachtwoord-doolhof met een passwordmanager

Een bijdrage van Ardhenn Schlemmer, systeembeheerder bij KNS Automatisering

Wachtwoorden: we willen niet met ze, maar we kunnen niet zonder ze. Want iedereen gebruikt ze om veilig te kunnen inloggen in applicaties, websites en portals. Maar met de grote hoeveelheden apps en sites die mensen tegenwoordig gebruiken, is het bijhouden van die tientallen tot wel honderden wachtwoorden voor veel gebruikers een nachtmerrie. Kan dat niet gemakkelijker, zonder op de veiligheid in te leveren? Ja dat kan: met een passwordmanager. Ik leg graag uit hoe dat werkt.

De security-paradox van sterke wachtwoorden

Een wachtwoord is de eerste bescherming van uw informatie en applicaties online. Voor een goede bescherming is het daarom heel belangrijk om zogenaamd sterke (niet of moeilijk te raden) wachtwoorden te gebruiken. Voorbeelden daarvan zijn: gebruik geen logische woorden, het moet een minimaal aantal karakters bevatten, plus daarnaast speciale tekens zoals & of # en cijfers, streepjes etc. Kort gezegd: hoe minder logisch een wachtwoord eruit ziet, hoe moeilijker het is te ‘raden’ of kraken door een hacker.

Het nadeel daarvan? Het is ook moeilijker te onthouden voor de gebruiker. En het advies om voor elk account ook nog eens een ander uniek wachtwoord te gebruiken maakt het nog complexer, want al die inloggegevens moeten worden onthouden. Dat is voor de gemiddelde gebruiker niet meer bij te houden. Dus wat gebeurt er dan vaak? Mensen noteren hun wachtwoorden op briefjes of in Excel-spreadsheets. Of ze gebruiken hetzelfde wachtwoord voor allerlei verschillende applicaties en sites. Het mag duidelijk zijn dat dat juist veel minder veilig is. Ik ben wel eens bij klanten geweest waar mensen met laptops rondlopen om wachtwoorden in Excel op te zoeken, wat ook niet echt productief werkt.

Maak het veiliger en gemakkelijker

Gelukkig hoeft veiligheid niet ten koste te gaan van gebruiksgemak. Met de juiste inrichting kunt u sterke en unieke wachtwoorden gebruiken, zonder dat medewerkers ze allemaal zelf hoeven te onthouden of onveilig gaan opslaan. Een passwordmanager onthoudt alle wachtwoorden of wachtwoordzinnen, hoe complex ze ook zijn. Een passwordmanager kan ook helpen om een veilig wachtwoord te gebruiken. Wanneer u bij een nieuw account een wachtwoord moet invullen, stelt de passwordmanager een veilig wachtwoord voor. Als u ervoor kiest om dat wachtwoord te gebruiken, wordt het direct opgeslagen in uw passwordmanager. Doordat dit zo gemakkelijk werkt, vermindert u de hierboven beschreven risico’s.

Wat is een passwordmanager?

Een passwordmanager is software die fungeert als een digitale kluis voor uw gebruikersnamen, wachtwoorden en wachtwoordzinnen. U hoeft dan alleen het hoofdwachtwoord van de passwordmanager te onthouden. De software vult daarna de juiste gegevens in wanneer u inlogt bij een website, applicatie of portal.

Hoe werkt een passwordmanager?

Wanneer u gaat inloggen in een app of site dan hoeft u alleen in de passwordmanager in te loggen. Dat kunnen we zo inrichten dat u hiervoor het wachtwoord van uw e-mailaccount gebruikt, waarna u via uw smartphone uw inlog bevestigt. Vervolgens krijgt u toegang tot alle wachtwoorden van het bedrijf waar u rechten op hebt. Wanneer u de passwordmanager koppelt met uw browser dan worden ook de inloggegevens van websites en portals direct ingevuld. Wat nog handiger – en veiliger – is dat we direct een link naar het domein kunnen opnemen. Hiermee loopt u minder risico op typefouten en daarmee het bezoeken van ‘valse’ domeinnamen. Tot slot kunt u uw MFA-tokens erin opslaan. Wanneer u dan uw telefoon verliest of vernieuwt hoeft u niet alle accounts te vernieuwen.

Hoe wij u kunnen helpen

De passwordmanager die wij gebruiken is een product van een Nederlands bedrijf. Alle data wordt gesynchroniseerd naar een secure cloudomgeving die in een Nederlands datacenter draait. We stellen de passwordmanager in op de manier die het beste bij uw organisatie past. We richten dit per medewerker in voor de persoonlijke wachtwoorden, en kunnen daarnaast per afdeling een aparte kluis inrichten. U bepaalt de mix tussen persoonlijke en afdelings-passwordmanagers en wie intern ‘eigenaar’ zijn van de tool. Wij helpen met het installeren van mobiele en desktop apps en de browser add-in. En we geven waar nodig uitleg over hoe de tool werkt. Wilt u het beheer liever zelf doen, dan krijgt u van ons de admin-rechten voor de tool.

Meer weten?

Wilt u weten hoe u snel en met een minimale investering het inlogproces binnen uw organisatie sneller, gemakkelijker en veiliger kunt maken? Neem dan contact op met Arnout de Jager via info@kns.nl of telefoonnummer 020-40 80 971.