Tips om vanuit huis videogesprekken te voeren

Nu iedereen zoveel mogelijk vanuit huis werkt, zien we het gebruik van videobellen massaal toenemen. Geweldig natuurlijk dat de techniek daar vandaag de dag helemaal klaar voor is. Maar zijn uw medewerkers dat ook?  Wij werken al langer virtueel, dus praktisch gezien was deze stap voor ons een kleine. Maar we weten als geen ander wat je allemaal tegen kan komen in online meetings. Alle fouten die er te maken zijn, hebben we gemaakt. Van het ontbreken van geluid, tot slechte belichting en van hysterische bewegingen tot staren in het neusgat van een collega. Dat is even grappig, maar leidt ook behoorlijk af. Met onze eigen blunders en ervaringen in gedachten hebben we een aantal praktische tips voor je verzameld.

1 Bevestig je videogesprekken vooraf per e-mail

Veel mensen zijn (nog) niet gewend aan het voeren van videogesprekken. Maak het ze gemakkelijk door vooraf een bevestigingsmail te sturen met een link naar het gesprek en wat extra informatie over het opzetten van het gesprek, zoals bijvoorbeeld het downloaden van software of een app. Stuur met de bevestiging ook een duidelijke agenda mee. In een videogesprek ontbreekt de natuurlijke interactie van een face-to-face-gesprek. Iedereen wacht op zijn beurt om te mogen spreken. Een agenda zorgt ervoor dat je geen dingen vergeet te bespreken.

2 Zorg voor een toonbare achtergrond

We snappen dat je soms weinig keuze hebt, nu wellicht een schare kinderen het huis onveilig maakt, maar probeer rommel en posters van je favoriete idool buiten beeld te houden en vraag je kinderen even in een andere kamer te gaan apekooien.

3 Zorg voor voldoende licht

Bij het gebruik van video helpt voldoende licht om een goede, gezonde en professionele indruk te maken. Gebruik natuurlijk licht van de ramen of zet een extra lamp aan tijdens het gesprek. Je werkt weliswaar vanuit huis, maar dat betekent niet dat je de indruk moet wekken dat je in de kelder zit weggedoken.

4 Test je audio vooraf

Test je geluid voordat je gaat bellen. Gebruik bij voorkeur een headset of oordopjes. Als je de microfoon van je laptop gebruikt, is de kans groot dat je stem hol klinkt of dat je overstemd wordt door achtergrondgeluiden.

5 Kies de juiste positie van je camera

Probeer je camera niet te laag of te hoog te plaatsen. Vreemde camerahoeken kunnen erg afleidend – en onflatteus – zijn. Als het enigszins mogelijk is, zorg dan dat je camera zich op ooghoogte bevindt én op de monitor die je gebruikt voor de conferentie. Een beetje hoogteverschil is niet erg, maar van grote hoogte op je gesprekspartner neerkijken – of andersom – maakt een gesprek een stuk minder prettig.

6 Houd oogcontact

Oogcontact is een van de belangrijkere zaken tijdens ieder gesprek. Ook wanneer je online gesprekken voert. Als je praat, kijk dan niet naar jezelf, maar kijk in de camera. Zo hou je oogcontact en geef je je gesprekspartner het gevoel geven dat je er voor de volle honderd procent bij bent.

7 Wees je bewust van de bewegingen

Je gesprekspartner ziet alleen je gezicht en een stukje bovenlichaam. Iedere beweging valt dus extra op. Grote bewegingen zorgen dat je buiten beeld verdwijnt en snelle bewegingen zijn vaak niet te volgen voor de ander. Dat kan heel onrustig overkomen op het scherm. Bovendien geldt ook voor videogesprekken dat het grootste deel van je communicatie non-verbaal is. Hou daar rekening mee.

8 Kleed je zoals je dat ook op kantoor doet

Natuurlijk verwacht niemand dat je je met das of mantelpak door het huis beweegt als je thuiswerkt. Het is prima dat je je casual kleedt. Maar als je voor de camera plaatsneemt, zorg dan dat je gekleed bent zoals je dat altijd doet als je met klanten, collega’s, prospects of partners praat. Dat ‘swagger life’ shirt is mooi en dat konijnenpak zit heerlijk, maar erg professioneel is het niet. Hetzelfde geldt voor de rest van je uiterlijk. Het is oké om je een dag niet te scheren en als je een keer je tanden vergeet te poetsen, ruikt niemand dat, maar zorg altijd voor een scherpe, gezonde en professionele uitstraling.

9 Stop met multitasken

Focus je volledig op je gesprek. Stop met e-mails controleren, artikelen lezen of het doen van extra werk.

10 Gebruik ‘mute’ in groepsgesprekken

Oh ja. Als afsluiter nog een handige tip voor groepsgesprekken. Zet jezelf op ‘mute’ als je niet praat. Dit helpt bij het verminderen van achtergrondgeluiden en maakt het gesprek vele malen aangenamer. Dit kan helaas zorgen dat er een vervelende stilte valt als de ene spreker het woord overgeeft aan een ander. Tijdens zo’n stiltes verliezen mensen soms hun aandacht. Om dit te voorkomen kun je aankondigen dat je bijna klaar bent en dat je het woord aan de volgende spreker gaat geven. Dat geeft de volgende spreker de tijd om van mute te gaan en eventueel de camera aan te doen terwijl jij je verhaal afrondt.

Heel veel succes.