Werken met Microsoft 365, hoe veilig is dat?

Microsoft 365 is niet meer weg te denken uit veel organisaties. We gebruiken het softwarepakket massaal voor e-mail, het opslaan en delen van bestanden en het communiceren met collega’s en klanten. Maar hoe veilig is het werken met Microsoft 365 eigenlijk? Kunt u er wel volledig op vertrouwen dat Microsoft uw gegevens goed beschermt en dat u niet voor verrassingen komt te staan wanneer u naar Microsoft 365 migreert?

De beveiliging door Microsoft

Natuurlijk probeert Microsoft zijn klanten zoveel mogelijk te beschermen tegen beveiligingsrisico’s. Er wordt daarom continu gewerkt aan de beveiliging van de Microsoft 365-omgeving:

• uw e-mail wordt beschermd tegen virussen en spam;
• de datacenters waar de Microsoft 365-omgeving draait, worden 24/7 bewaakt tegen inbraak en calamiteiten;
• uw Microsoft 365-omgeving is strikt gescheiden van die van andere Microsoft-klanten;
• u krijgt alleen toegang tot uw gegevens via een versleutelde verbinding en met een verplicht sterk wachtwoord;
• onafhankelijke instanties controleren op naleving van het beveiligings- en privacybeleid voor Microsoft 365.

Heeft u het veiligste Microsoft-pakket?

Er zijn verschillende zakelijke Microsoft 365-varianten, waaronder Microsoft 365 Business Standard en Microsoft 365 Business Premium. De versie die u kiest, bepaalt voor een deel hoe veilig u ermee kunt werken. Het premium pakket bevat namelijk een aantal extra services op het gebied van security en device management. Hiermee bent u extra beschermd tegen schadelijke bestanden en phishingmails, waarmee internetcriminelen proberen uw inloggegevens te achterhalen om uw omgeving binnen te dringen.

Is dit dan voldoende?

Ondanks de maatregelen van Microsoft is het verstandig om zelf ook scherp te zijn op digitale risico’s. Hiermee zorgt u voor nog betere beveiliging van uw data.

Maak regelmatig back-ups

Microsoft maakt geen back-up van uw e-mail of data in OneDrive for Business of SharePoint Online. Het is dus belangrijk dat u dit zelf doet en zorgt voor een kopie van uw bedrijfsdata, mocht het onverhoopt misgaan. Wij leveren hiervoor Veeam Office 365 Backup, een goede en betaalbare oplossing voor het veiligstellen van uw bedrijfsgegevens in Microsoft 365.

Schakel tweetrapsbeveiliging (two factor authentication) in

Met tweetrapsbeveiliging (two factor authentication of 2FA) krijgt u telkens wanneer u zich aanmeldt met een apparaat dat niet wordt vertrouwd, een beveiligingscode in uw e-mail of op uw telefoon. Op die manier controleert Microsoft of u echt degene bent die inlogt met uw gegevens.

Gebruik sterke wachtwoorden en varieer voldoende

Maak er een gewoonte van om uw wachtwoorden ongebruikelijk en lang te maken. Gebruik voor verschillende applicaties en services ook verschillende wachtwoorden die niet op elkaar lijken. Vindt u het lastig om alle verschillende wachtwoorden te onthouden? Gebruik dan een van de handige tools die uw wachtwoorden versleuteld en lokaal opgeslagen bewaren, zoals LastPass.

Vergrendel uw computer

Vergrendel uw apparaat altijd bij afwezigheid. Zo voorkomt u dat onbekenden toegang tot uw gegevens kunnen krijgen wanneer u pauze hebt of even koffie haalt.

Gebruik speciale beheerdersaccounts

Beheerdersaccounts hebben vaak vergaande bevoegdheden binnen uw ICT-omgeving en zijn hierdoor waardevolle doelwitten voor cybercriminelen. Gebruik beheerdersaccounts daarom alleen voor beheer en maak een apart gebruikersaccount aan voor regelmatig, niet-administratief gebruik.

Hoe veilig is mijn Microsoft-omgeving in de praktijk?

De tool Office 365 Secure Score geeft op basis van een score inzicht in de securitystatus van uw Microsoft 365-omgeving. Het resultaat is een overzicht van de mogelijke risico’s en verbeterpunten, waarmee u uw gebruikers en data beter kunt beschermen. Secure Score en de ingebouwde beveiligingsfuncties zijn onderdeel van uw Microsoft 365 abonnement.

Extra tip 1: Microsoft Premium voor extra bescherming

Vandaag de dag is security essentieel voor iedere organisatie. Ons advies: kies voor Microsoft Premium voor extra bescherming van uw Microsoft 365-omgeving. We hebben al veel organisaties begeleid bij deze stap en zien direct de voordelen bij deze klanten.

Extra tip 2: bewustwording

Vergeet ook niet de bewustwording van medewerkers: de menselijke schakel is vaak de zwakste als het aankomt op beveiliging. Zorg er dus voor dat uw medewerkers bijvoorbeeld phishingmails kunnen herkennen, en precies weten welke maatregelen zij kunnen treffen om gegevens veilig te houden.

Extra tip 3: phishing test

Wilt u wel eens weten hoe digitaal weerbaar uw collega’s in de praktijk zijn? Wij bieden daarvoor een e-mail phishing simulatietest voor een nader te bepalen periode met als doel de bewustwording van e-mail security te vergroten en in de toekomst de risico’s op schade door phishing aanvallen te verkleinen.

Hoe staat het er in uw organisatie voor?

Wilt u meer weten over veilig werken met Microsoft 365? Neem vrijblijvend contact met ons op via telefoon 020-40 80 971 of info@kns.nl, we vertellen u er graag meer over!