De toekomst van ICT voor het MKB

Hoe stippel je als MKB-ondernemer je koers uit in een snel veranderend ICT-landschap? ICT is niet meer weg te denken voor de meeste bedrijven. De bedrijfsvoering is ervan afhankelijk, dus het moet altijd stabiel draaien om er voor te zorgen dat medewerkers effectief en productief kunnen zijn.

Cloud, software as a service, hosting of toch in eigen beheer: de mogelijkheden zijn onbeperkt, maar wat is voor jouw bedrijf de juiste keuze? Er wordt veel geroepen en beloofd, maar is dat altijd wel waar? Hoe vind je als MKB-onderneming je weg hierin? Maar hoe maak je de juiste keuzes richting de toekomst van jouw kleine of middelgrote onderneming? In dit artikel zetten we de mogelijkheden op een rij, inclusief de voor- en nadelen en aandachtspunten.

Alle ICT in eigendom en eigen beheer

De klassieke aanpak van ICT, waarbij de servers, werkplekken, netwerkapparatuur, security etc. worden aangeschaft en door de eigen organisatie worden beheerd. Deze aanpak biedt een aantal duidelijke voordelen: volledige controle en veel flexibiliteit, bijvoorbeeld bij de integratie of koppeling van verschillende softwarepakketten. Daar tegenover staat een aantal duidelijke nadelen. Zo is er veel kennis nodig om de ICT-omgeving op te bouwen, in de lucht te houden en door te ontwikkelen. Daarnaast moet je rekening houden met hoge kosten voor zowel investeringen als beheer en ondersteuning.

Een goed praktijkvoorbeeld op het gebied van kosten versus functionaliteit is zakelijke e-mail. Als MKB-onderneming is het vrijwel onmogelijk om tegen gelijke kosten dezelfde kwaliteit, snelheid, functionaliteit en beschikbaarheid op je Exchange server te krijgen, als Microsoft Office 365 of Hosted Exchange van KNS Automatisering. Niet voor niets dat dit soort cloud en hosted applicaties daarom zo ontzettend populair zijn!

Uitbesteed beheer

Hierbij zijn alle ICT middelen, zoals hard- en software, nog steeds in eigendom, maar werk je samen met een gespecialiseerde ICT-partner voor het beheer en de ondersteuning. Al dan niet uitgebreid met supportdiensten, denk aan remote support of helpdesk / troubleshooting. En groot voordeel is dat je hierbij minder tot geen (schaarse) kennis in huis nodig hebt, maar je hebt natuurlijk nog wel steeds hoge kosten voor investeringen in hard- en software.

We zien deze variant dan ook vaak bij bedrijven die al een bestaande ICT-omgeving hebben, maar ICT-beheer niet als kernfunctie zien dus dat willen uitbesteden. Je bent hierbij flexibel in de keuze qua ondersteuning, bijvoorbeeld serverbeheer bij KNS Automatisering en werkplekondersteuning door je eigen systeembeheerder.

Outsourcing

ICT-outsourcing is echt niet alleen interessant voor grote enterprises, ook voor MKB-organisaties kan dit grote voordelen bieden. Bij ICT-outsourcing neem je voorspelbare functionaliteit en beschikbaarheid af tegen voorspelbare kosten. De grote voordelen: je hoeft er niet meer naar om te kijken, want je weet wat je krijgt en wat het gaat kosten.

Er liggen echter ook wel wat mogelijke nadelen op de loer. SLA’s (service level agreements) zijn bedoeld om vast te leggen wat de service provider wel en niet levert binnen het contract, maar blijken in de praktijk soms toch vervelende discussies op te leveren. Kijk dus goed of de afspraken echt aansluiten bij je behoefte, en hou ruimte open om innovaties snel door te kunnen voeren.

Een ander belangrijk aspect is de keuze van een partner van de juiste omvang. De bekende grote outsourcing partijen richten zich vooral op de enterprise markt. Dan ben je als MKB-ondernemer een nummertje – en mis je de persoonlijke aandacht en ondersteuning, het advies, en de flexibiliteit die je nodig hebt.

Cloud

Cloud is vandaag de dag natuurlijk ‘talk of the town’ maar ook een containerbegrip. Wij zien de cloud feitelijk als variant op outsourcing: functionaliteit en beschikbaarheid tegen voorspelbare kosten. Bedrijven die naar de cloud gaan krijgen in de praktijk te maken met een mix van standaard SaaS (Software as a Service)-applicaties zoals Office 365, SharePoint, Teams en Salesforce.

Daarnaast is het mogelijk om je bedrijfsspecifieke applicaties in een private cloud onder te brengen. Het resultaat is een zogenaamde hybride cloud omgeving, waarin public en private Cloud oplossingen worden gecombineerd. Een belangrijk aandachtspunt hierbij zijn de gebruikers: je wil niet dat zij in allerlei verschillende clouds/applicaties telkens apart hoeven in te loggen. Dit kan worden opgelost door gebruik te maken van SSO (single sign-on)-oplossingen, of bijvoorbeeld een hosted desktop zoals KNS die levert.

SaaS en Managed Services: het beste van twee werelden

Wat wij verwachten is dat steeds meer MKB-ondernemingen zullen gaan kiezen voor een combinatie van SaaS applicaties en Managed Services. Voor standaard toepassingen zoals e-mail, het delen van documenten en bijvoorbeeld telefonie zijn kant en klaar SaaS applicaties beschikbaar. Alleen al Microsoft biedt met Office 365 voor veel bedrijven een perfecte combinatie van mail, agenda, telefonie, SharePoint voor het delen van documenten, en Teams voor het samenwerken in projecten.

Daarnaast zullen er wellicht specifieke applicaties binnen je bedrijf zijn die niet eenvoudig door een SaaS applicatie kunnen worden vervangen. Denk aan urenregistratie, specifieke voorraadsystemen of misschien wel een maatwerk CRM-systeem waar je mee werkt. Dat maatwerk kan je binnen een Managed Services-overeenkomst onderbrengen. De Managed Services Provider zorgt voor technisch beheer van de applicatie, maar ook het beheer van PC’s en notebooks.

Vanuit KNS Automatisering bieden we deze combinatie aan als hosted desktop. Dit is een volledige ICT-omgeving voor jouw bedrijf in de cloud die via een enkele inlog wordt aangeboden.

Hoe ziet jouw toekomstige ICT er uit?

Wij helpen je graag met het maken van de juiste keuze op basis van functionele en financiële aspecten. Neem contact met ons op via tel. 020-40 80 971 of info@kns.nl, dan kijken we samen naar de beste keuze voor jouw organisatie.